Kali ini kami akan membedah bagaimana kami melakukan modul Co-Creation pertama untuk membantu Rumah Belajar Semi Palar mewujudkan aplikasi mobile koperasinya.
- Co-Creation dengan output Problem Statements dan Design Challenge
- Co-Creation dengan output Customer Journey dan Product Backlog
- Design Sprint dengan output Low-Fidelity Prototype
- Scrum Sprint dengan output aplikasi mobile yang sudah berfungsi dengan baik untuk digunakan para anggota koperasi Smipa Co-Op
Membangun sebuah solusi digital seperti aplikasi mobile, bisa diibaratkan seperti membangun sebuah rumah. Semakin runut dan jelas peruntukan rumah tersebut (diperlukan untuk memfasilitasi kegiatan apa saja), akan membantu Sang Kontraktor membangunnya, walau pembangunannya tidak dilakukan sekaligus. Bisa saja karena keterbatasan sumber daya, dibangun dulu ruang-ruang yang paling penting, seperti misalnya kamar tidur, kamar mandi, dan dapur. Tapi karena di awal Sang Kontraktor sudah mengetahui bahwa rumah tersebut akan memerlukan ruang lain untuk ibadah dan bekerja, misalnya, maka fondasi dan plotting area-nya sudah disiapkan, termasuk infrastruktur dan ruang instalasi listrik dan air, jika dibutuhkan. Hal tersebut akan sangat membantu baik pihak kontraktor juga pemilik rumah. Tambahan ruang yang dibuat secara tiba-tiba, tidak hanya mempengaruhi estetika rumah tersebut, tapi juga bisa membuat infrastruktur rumah menjadi berantakan, belum lagi pembiayaan yang pada akhirnya bisa menjadi lebih besar dan diluar rencana.
Dalam case Smipa Co-Op, tujuan dalam membuat aplikasi mobile adalah untuk memudahkan para anggota dan pengguna jasa Smipa Co-Op. Kebutuhan tersebut lahir dari beberapa asumsi permasalahan yang sudah dimiliki sebelumnya. Dengan perumpamaan membangun rumah sebelumnya, maka kami mendampingi tim Smipa Co-Op untuk berinteraksi dan mendefinisikan dengan menyeluruh terlebih dahulu arahan solusi atau mobile app Smipa Co-Op yang ingin dibuat.
Pre-Workshop
Kami merancang output dari Co-Creation pertama adalah Problem Statements dan Design Challenge. Rumusan Problem Statements dan Design Challenge, akan mendorong tim Smipa Co-Op menyetujui bersama masalah apa yang mau diselesaikan dengan adanya solusi aplikasi mobile sekaligus membantu tim yang akan mengembangkan aplikasi nanti mendapatkan gambaran aplikasi seperti apa yang akan dibangun. Melihat partisipan yang akan melakukan kegiatan Co-Creation pertama ini sejumlah 3-5 orang, untuk itu tim yang diperlukan dalam tahap ini adalah satu orang Lead Facilitator dan satu orang Co-Facilitator. Namun untuk keseluruhan project, kami selalu menugaskan seorang Quality Control/Quality Assurance dalam setiap proses pengerjaan project.
Sebelum Hari-H dimulainya workshop, Bintang dan Jessica sebagai Facilitator terlebih dahulu membuat Dokumen Rencana Riset atau Research Plan. Dokumen Rencana Riset ini memuat latar belakang workshop, pertanyaan riset, sampai rencana teknis Hari-H seperti rundown dan deck yang berfungsi sebagai pemandu jalannya workshop. Dokumen ini akan diperlihatkan kepada pihak Smipa Co-Op untuk mendapatkan kesepakatan bersama.
Untuk bisa mendapatkan Problem Statement dan Design Challenge digunakan pertanyaan pancingan seputar:
- Masalah utama apa yang ingin diselesaikan dari pengembangan produk digital Smipa co-op?
- Bagaimana target jangka pendek & panjang dari pengembangan produk digital Smipa co-op?
- Apa saja batasan dari cakupan proses pengembangan produk digital Smipa co-op?
Pertanyaan riset atau research question ini akan menjadi jangkar dari aktivitas yang dilakukan dalam Co-Creation I.
Hari-H Workshop
Pada saat hari workshop, Bintang, Jessica dan Mita mendampingi dan mengikuti proses workshop mengikuti alur pada rundown. Suasana workshop bisa dilihat di instagram kami! Menariknya, dalam praktek workshop seringkali kami menemukan saat-saat kami perlu menyesuaikan alur yang dirancang dengan keadaan langsung di lapangan, sehingga beberapa penyesuaian perlu diambil dan improvisasi, hehe. Bersyukur walau dengan penyesuaian-penyesuaian, workshop berjalan lancar dan kami mendapatkan data-data yang kami perlukan.
Laporan dan Pasca Workshop
Setelah workshop selesai, kini tugas Lead Facilitator dan Co-Facilitator untuk menyusun temuan-temuan dalam workshop sesuai tujuan yang ingin dicapai, yakni Problem Statement dan Design Challenge. Dengan improvisasi-improvisasi yang dilakukan saat workshop, kami pun menambahkan temuan dalam laporan selain dua hal tadi, yakni Identifikasi Masalah, Ideasi Awal dan Penentuan Target, dan Winning Aspiration. Tambahan temuan ini relevan dengan kebutuhan Semi Palar Co-Op yang dirasakan oleh tim, dan dalam Co-Creation, tim punya kewenangan untuk menindaklanjuti apa-apa saja yang ternyata dirasa perlu di-identifikasi untuk kebutuhan klien, tentunya dengan menjaga kesepakatan durasi workshop! Sekilas, kurang lebih seperti ini laporan untuk tim Smipa Co-Op 🙂
Setelah selesai mempresentasikan serta merevisi laporan sesuai input dari tim Smipa Co-Op, maka project Co-Creation I pun selesai, untuk kemudian dilanjutkan lagi ke modul selanjutnya, Co-Creation II dengan objektif Customer Journey dan Product Backlog! Sampai jumpa di Jurnal selanjutnya ya!